3 tips voor het voeren van een Effectief Zakelijk Gesprek

We voeren de hele dag door gesprekken, met familie, partner en vrienden, collega’s, klanten en/of leveranciers. Je zou kunnen aannemen dat we er goed in zijn. Toch gaat een deel van de gesprekken niet helemaal zoals je wilt. Gesprekken nemen een onvoorziene wending, mensen reageren anders dan je dacht er kan van alles gebeuren. Dat is thuis al lastig, en kan op het werk helemaal ingewikkelde gevolgen hebben. Voor jou als zender? Misschien… Maar sta je ook wel eens stil bij hoe jij overkomt in een zakelijk gesprek?

Het verschil tussen een zakelijk gesprek en een gewoon gesprek?

Een gewoon gesprek met vrienden, partner, familie of ja, ook met collega’s is meestal persoonlijk, je praat bij, wilt samen lachen/huilen, deze gesprekken hebben een wat socialere insteek. Een zakelijk gesprek heeft altijd een zakelijk doel. Je komt informatie halen of brengen, je wilt gedragsverandering, hebt goed, danwel slecht nieuws. Er is een bepaalde situatie die je met communicatie of oplost, of richting een oplossing kan brengen.
Een goed gesprek loopt via een bepaalde structuur (voor de liefhebbers:  de “kop-romp-staart structuur”), die ervoor zorgt dat beide partijen weten waar je in het gesprek zit. Er zijn gesprekstechnieken bekend. Sommige mensen hebben het van nature, anderen hebben deze aangeleerd. Het fijne van deze technieken? Dat je sneller en/of volledigere informatie krijgt. De meest bekende is natuurlijk : Luisteren-samenvatten-doorvragen (het gespreksequivalent van de autorijles-mantra: “binnenspiegel-buitenspiegel-over je schouder kijken"), iets wat je oefent totdat je het kunt en het dan - als je eerlijk bent - snel omzet naar jouw eigen stijl. Maar er zijn natuurlijk veel meer technieken die je je allemaal eigen kunt maken: omgaan met weerstand, feedback, verkoopgesprekken of b.v. een sollicitatiegesprek.

Waarom ik het dan ook over een effectief gesprek heb?

Omdat we in een zakelijk gesprek makkelijk uit de bocht kunnen vliegen. Wanneer je in dat gesprek het doel najaagt, zonder oprechte interesse in de persoon waarmee je spreekt, bereik  je jouw korte termijn doel. Je hebt de persoon met de beste intenties verteld wat je vindt in een feedback gesprek. Maar als je in dat gesprek geen echte interesse toont in jouw gesprekspartner, dan kan het gebeuren dat je - misschien zelfs onbewust en vaak zeker ongewild - op de lange termijn toch wat “credits” hebt verspeeld.

Je hebt een goed gesprek met een slecht resultaat?

Vaak zie je dat in het gesprek zelf niet aankomen, omdat je hebt kunnen overbrengen wat je wilde. Maar verder in de tijd, dagen, weken of soms maanden later, blijkt toch dat  je met de manier waarop zo’n gesprek is ingestoken, iets kapot is gemaakt, of dat de kans is blijven liggen om in de toekomst goed samen te werken.

Dus, mijn tips:

  1. Ben geïnteresseerd in de ander

    Wat voor gesprek je ook hebt ben geïnteresseerd in het verhaal van de ander. Dat betekent in gespreksvorm: geef de ander ruimte om te praten. Vraag naar zijn/haar kant van het verhaal zoek naar beweegredenen, motivatie, het grote “waarom” achter het onderwerp waar je over praat.
    Een klein voorbeeld: je spreekt een collega ( natuurlijk, wanneer je met zijn tweeën bent) aan over het appen tijdens een vergadering. Het leidde af en je vond het gewoon irritant. Nu kan je dat rustig en vriendelijke vertellen en daarmee kan - voor jou - de kous af zijn. Dat hoeft voor de ander niet zo te zijn. Vraag in zo’n gesprek altijd door naar het waarom. Misschien is er een reden voor het gedrag. Dat wil niet zeggen dat je het gedrag moet accepteren, maar wel dat je er begrip voor kunt tonen en misschien tot een andere oplossing kunt komen.

    Houd jouw aandacht bij het gesprek

    Soms dwaal je af in gedachten tijdens een gesprek. Onbewust kan iemand in een gesprek allerlei ideeen bij je oproepen, die weinig met het gesprek dat je nu hebt te maken hebben. Dat is niet erg, het overkomt iedereen. Waar je wel op moet letten, is dat je de focus op het huidige gesprek legt.

    Iemand vertelt b.v. trots dat hij / zij ondanks boze klant tevreden heeft kunnen stellen, door ter plekke tot originele oplossing te komen. Als je zo’n verhaal hoort, doet je dat misschien denken aan die keer dat jij zelf een goede oplossing voor een of juist ook die klant had.
    Laat het los! Dit deel van het gesprek gaat niet over jou. Je hoeft er niet bij of overheen te bieden. Wat je wel moet doen? Interesse tonen in het verhaal van de ander. Welke oplossing dan? Hoe kwam hij erop, hoe reageerde de klant, etc etc

  2. Reageer op het WAT en HOE

    Het ligt vaak in onze natuur om snel te reageren op wat iemand zegt, en soms vergeten we te reageren op hoe iemand iets vertelt. Wanneer je naar links wilt gaan, en een ander wil graag naar rechts. Maar hij zakt onderuit en zegt iets als “prima, als jij dat wilt dan doen we dat toch” . Dan kan je of “ok” zeggen en naar links gaan, of je vraagt even door. Het kost meer tijd. Maar ook hier, als je achter het “waarom” van deze houding komt, dan kan je veel makkelijker de eventuele bezwaren erkennen en misschien wel wegnemen.

Je kunt hier natuurlijk veel meer tips wegzetten, als je er even voor gaat zitten. Maar voor mij het belangrijkste blijft dat je in welk gesprek dan ook interesse toont in de ander. Als dat niet lukt omdat je geen tijd hebt, jouw hoofd er even niet naar staat of om een andere reden. Ga het gesprek dan niet - OP DAT MOMENT -aan. Plan een tijd en plaats, zodat je met al jouw aandacht bij dit gesprek kunt zijn.

Houd wel in jouw achterhoofd, een effectief zakelijk gesprek is zelden efficiënt. Echt Interesse hebben in de persoon en het gesprek kost tijd en aandacht.

Wil je meer weten over gesprekstechnieken of een training gesprekstechnieken op de werkvloer? Stuur een mail naar pleunie@groenepepercommunicatie.nl en ik neem contact met u op.

Pleunie Warnink
Groene peper communicatie